Online afspraken plannen: nooit meer telefoontje tennissen
Krijg jij ook zo'n hekel aan het spelletje "bel je terug zodra ik in de agenda kan kijken"? Een klant belt, jij zit midden in een klus, en je belooft terug te bellen. Tegen de tijd dat jij tijd hebt, neemt hij niet op. Zo verlies je klanten zonder dat je iets verkeerd doet. Een online agenda op je website lost dat op. De klant kiest zelf een tijd die jou past en jij hoeft alleen maar te verschijnen.
Waarom klanten liever zelf plannen
De meeste mensen plannen liever op hun eigen moment dan via de telefoon. 's Avonds om negen uur op de bank een afspraak inboeken gaat makkelijker dan de volgende ochtend tijdens kantooruren bellen. Wie jou 's avonds niet kan bereiken, kiest soms gewoon een concurrent die wel online beschikbaar is. Je hebt dus niet alleen voor je eigen gemak een online agenda nodig, maar ook om die klanten binnen te halen die buiten jouw werktijden beslissen.
Hoe het werkt
Je koppelt een boekingssysteem aan je website. Klanten zien je beschikbare tijden, kiezen een moment en vullen hun naam en telefoonnummer in. Jij krijgt een melding en de afspraak staat meteen in je agenda. Veel systemen sturen automatisch een bevestiging en een herinnering, zodat mensen minder vaak niet komen opdagen.
- Toon alleen vrije momenten. De klant ziet nooit een dubbele boeking.
- Bepaal zelf je buffer. Zet tussen afspraken wat reistijd of pauze.
- Laat aanbetalingen toe. Voor klussen die vaak worden afgezegd is een klein voorschot een goede filter.
- Koppel het aan je eigen agenda. Dan staat alles op één plek en boek je nooit dubbel.
Een voorbeeld uit de praktijk
Marieke is nagelstyliste en werkte jarenlang via WhatsApp en de telefoon. Haar vrije uren stonden in een papieren agenda en ze appte 's avonds terug welke momenten nog open waren. Soms kostte dat heen en weer gepraat een halve dag voor één afspraak. Ze zette een online agenda op haar site met haar openingstijden en een buffer van vijftien minuten tussen klanten. Binnen een maand boekte bijna iedereen zelf in, ook 's avonds. Marieke spaart nu elke week een paar uur uit en mist geen enkel belletje meer.
Wat je moet vermijden
Maak het invullen niet te ingewikkeld. Vraag alleen om wat je echt nodig hebt: naam, telefoonnummer en de gewenste dienst. Elke extra vraag kost je boekingen. Zet ook een telefoonnummer op de pagina voor wie toch wil bellen. Sommige klanten, vooral oudere, plannen nou eenmaal liever even een gesprek. Geef ze die keuze.
Waar begin je
Je hebt geen dure software nodig. Er zijn genoeg betaalbare boekingssystemen die je met een korte code aan je website koppelt. Kies er een die makkelijk is voor de klant en die jij zonder handleiding snapt. Zet de knop "Plan een afspraak" goed zichtbaar bovenaan je site, niet ergens onderaan verscholen. Hoe minder kliks een klant nodig heeft, hoe meer boekingen er binnenkomen.
Een online agenda is een van de weinige dingen die je tijd bespaart en tegelijk meer klanten oplevert. Je hoeft er niets voor te verzinnen. Je maakt het de klant gewoon makkelijk om ja te zeggen.